چکیده
مستندسازی یا بایگانی به مجموعه سوابقی گفته می‌شود که به‌صورت آنلاین، روی کاغذ یا درایو وجود دارد. بایگانی اطلاعاتی است که به‌عنوان مدرک یا سوابق پیشین ارائه می‌شود.
در مستند سازی اسناد و مدارک مربوط به استخدام و اقدامات شرکت باید مطابق با دستورالعمل‌های قانونی و سیاست‌های شرکت بایگانی شود. بهترین شیوه مستند سازی اسناد مربوط به منابع انسانی، سوابق رسمی و غیررسمی روند استخدام شرکت را در بر می‌گیرد، از جمله مستندسازی های مهم:
اقدامات؛
سهام‌داران؛
اقدامات انضباطی؛
اختلافات؛
تحقیقات؛
ارزیابی عملکرد؛
نقض قوانین؛
نگهداری و مستند سازی اسناد مختلف به سازمان این اجازه را می‌دهد تا پیشینه مکتوبی را از وقایع حفظ کند. بایگانی‌کردن، کارکنان مدیریتی را در روند ارتقای کارمندان، اقدامات انضباطی، افزایش حقوق و پایان کار راهنمایی می‌کند. در مستند سازی، مستندات باید واقعی باشد و بدون تکیه بر نظر دیگران، از بینش پشتیبانی کند.
مقدمه
شاید این سوال برای بسیاری از افراد پیش آید که مستند سازی چیست و چه فایده ای دارد؟
مستند سازی تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان را همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد .
در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان هزینه تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد .
مستند سازی شامل فرآیند شناسایی ، گردآوری ، طبقه بندی ، ارزش گذاری ، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم / عکس / مکاتبات / فایل های کامپیوتری و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز هستند .
در ضمن مستند سازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکاف های موجود در سوابق تاریخی هم می باشد .
مستند تهیه اسناد و مدارک است ، پس می توان گفت مستند سازی به طور حتم فقط تهیه ی فیلم نیست حتی چند سری عکس زیبا اما با هدف هم می تواند مستند باشد .
ضرورت مستند سازی
دلایل فراوانی برای مستندسازی و داشتن یک سیستم سازگار و سازمان‌یافته وجود دارد؛ بایگانی‌کردن و مستند سازی به موفقیت شما و سازمانتان کمک می‌کند. در اینجا ۳ دلیل عمده ضرورت مستند سازی ذکر می‌کنیم:
مستند سازی حرفه‌ای بودن سازمان را نشان می‌دهد
باید به ضرورت مستند سازی توجه بسیاری کرد، مستندسازی به کارمندان و مشتریان شما نشان می‌دهد که به حفظ اطلاعات مهم تعهد دارید و در صورت نیاز، اطلاعات درست را به آنها ارائه خواهید داد. حفظ درست اسناد و مستند سازی آنها یک چارچوب دست‌یافتنی و کنترل‌شدنی را برای پرداختن به موضوعات عام‌المنفعه فراهم می‌کند.
راهنمای مفیدی را برای بهبود عملکرد ارائه می‌دهد
مستندسازی فرایندهای انجام‌شده، سازگاری، کارایی و استانداردسازی را تضمین می‌کند و به افراد کمک می‌کند تا کارایی بالا و انتظارات واضحی داشته باشند.
بایگانی‌کردن مرحله‌به‌مرحله اسناد و مدارک و مستند سازی آنها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه در بلندمدت می‌شود؛ همچنین مأموریت‌ها و چشم انداز شرکت، نقش‌ها و مسئولیت‌های هر شخص و سایر انتظارات افرادی را که به شرکت می‌پیوندند نیز در بر می‌گیرد.
مشخص‌کردن آنچه برای کسب‌وکارتان مهم است و تعیین چگونگی رسیدن به هدف، از ضرورت مستند سازی است و در نهایت تلاش افراد گروهتان را مستقیم و متمرکز‌تر خواهد کرد؛ در نتیجه، با وجود مستند سازی آنها می‌توانند زودتر و آسان‌تر به اهداف خود و شرکت دست پیدا کنند.
مستند سازی کسب‌وکار سودآورتری برای شما رقم می‌زند
مستند سازی اطلاعات و فرایندها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه کارمندان می‌شود و به همه سؤالات آنها پاسخ می‌دهد. بایگانی‌کردن اسناد، کارایی شرکت را افزایش می‌دهد. تا اینجا با این که مستند سازی چیست آشنا شدید و همچنین دلایل ضرورت آن را نیز بررسی کردیم. در ادامه مطلب به مستندسازی رسمی و غیررسمی خواهیم پرداخت.
مفهوم تجربه و مستندسازي
پژوهش انجام شده بر روي تعداد زيادي از شركت هاي بزرگ نشان داد كه 07 درصد آنان در تربيت مديران آتي( براي قرن 21)تجربه را مهمترين عامل به شمار مي آورند و از دستيابي به عمليات متنوع، به عنوان كليد تربيت ياد مي كنند.
مهمترين دلايل عدم توجه به تجربه در سازمانها عبارتند از:
فقدان تعاريفي روشن از تجربه سازماني و ناآشنايي با فرآيند كسب اين تجارب
فقدان معيارهاي نسبتاً دقيق به منظور ارزش گذاري و انتخاب تجارب ارزشمند( و شايستة مستندسازي)
ناآشنايي با روش هاي مؤثر مستندسازي تجارب
در واقع پرسش هاي اساسي سازمان ها در زمينه مستندسازي تجارب را مي توان به شرح ذيل خلاصه كرد:
مفهوم تجربه و معني مستندسازي چيست؟
چه تجربياتي ارزش مستندسازي دارند؟
چه چيز بايد مستند شود؟( چه اطلاعات و دانشي بايد گردآوري و ثبت گردد؟)
تجربيات مديران را چگونه و با چه شيوه اي بايد مستند كرد؟
مفهوم تجربه
واژة تجربه در ادب فارسي به مفهوم آزمودن و از آزمودة خويش آموختن به كار رفته است .تجربيات به كارها و رويدادهاي گذشته باز مي گردند؛ و از آنجا كه واژه هاي Experience وExpert به بوتة آزمايش گذاشتن ريشه گرفته اند. تجربه و تخصص را مي توان دو واژة مرتبط به يكديگر دانست .بنابراين مجرب و متخصص به كساني اطلاق مي شود كه :در زمينه اي خاص، از دانشي عميق برخوردارند، با تمرين وتجربه اي كه در مقاطع و شرايطي خاص آموخته اند، در عمل آزموده و آبديده شده اند.
آموختن از تجربيات گذشتة خود و ديگران به عنوان مهارت هاي سازمانهاي يادگيرنده نيز مورد تأكيد قرار گرفته است.
سازمان وقتي يادگيرنده مي شود كه در پنج مهارت زير توانمند شود:
حل سيستمي مسائل
آزمودن راه كارهاي جديد
درس گرفتن از تجربيات گذشته
درس گرفتن از بهترين تجربيات ديگران
5‐انتقال سريع و مؤثر و نتيجه بخش آموخته ها در سازمان.
فرآيند كسب تجربه
روانشناسان فرض بر اين دارند كه كودكان از همان روزهاي اول زندگي از تجارب خود بازنمايي هايي مي سازند؛ يعني عناصر اصلي موجود در يك شي يا يك موضوع و ارتباط آنها با يكديگر را در ذهن تعبير مي كنند.
آنان بين وقايع فيزيكي مشابه تميز قائل مي شوند و مي آموزند كه اطلاعات را تشخيص دهند و آن را به دانش موجودشان ربط دهند.
اين مجموعه اي از اشياء و وقايع تشابهاتي مي يابند تا وقايع و اشيائي را كه خصوصيات مشترك دارند، طبقه بندي كنند.
به تدريج تجارب گذشته را به مدت طولاني تري به خاطر مي سپارند.
فرآيند كسب تجربه در سازمان
شاكله اصلي هر تجربه مستقيم مديريتي را فرآيند اتخاذ تصميم يا تصميمات كليدي آن تجربه تشكيل مي دهد و مي توان معيار ارزيابي و مستندسازي تجربيات مديريتي را ويژگي هاي حاكم بر فرآيند اتخاذ تصميم يا تصميمات تشكيل دهندة آن تجربه، قرار داد .بر اين اساس لازم است عوامل و ويژگي هاي تعيين كنندة فرآيند اتخاذ تصميم را( به عنوان شاخصهاي پيچيدگي فرآيند تصميم گيري)، تعيين نمود و معيارهاي ياد شده را به عنوان شاخصهاي ارزيابي و انتخاب تجربه درمستندسازي تجارب مورد استفاده قرار داد .به اين ترتيب برنامه ريزي شده يا برنامه ريزي نشده بودن تصميم، نقش مهمي در ارزيابي و انتخاب تجارب نهفته در وراي تصميم گيري خواهد داشت.
تجربيات مديران و دستاوردهاي آن
اين آشكار است كه بيشتر يادگيري مي تواند از طريق تجربه تحقق يابد .در مطالعه اي كه از گروه هاي پياده نظام انجام شده است، 21 سرجوخه اي كه به عنوان رهبران گروه خدمت مي كردند، يك بار در زمان تشكيل واحدها و يك بار پس ازكسب پنج ماه تجربه ارزيابي شدند .چنان كه انتظار مي رفت طي اين پنج ماه تجربه، قضاوتهاي سرجوخه ها دربارة مطلوبيت وضعيت شغلي شان افزايش يافت.
اهميت يادگيري با اين واقعيت نيز بيان شده است كه جوامعي كه انواع مختلفي از مصائب و سختي ها را تجربه كرده اند، ازآمادگي فوق العاده سازمان يافته تري براي مقابله با مشكلات مشابه برخوردارند .علاوه بر اين سازمانهايي كه با انواع قابل پيش بيني از مصائب و دشواريها از جمله طوفان مداوم روبرو هستند به احتمال زياد، بهتر از ساير سازمانها از عهده مقابله با مشكلات ياد شده بر مي آيند.
نقش تجربه در پرورش مديران
نقش تجربه در كاهش اقتدارگرايي : مطالعات انجام شده بيانگر آن است كه اقتدارگرايي (مديران ) با افزايش تجربه كاهش مي يابد.
نقش تجربه در تفويض اختيار :تحقيقات انجام شده نشان مي دهد كه مديران عالي، به ويژه آنان كه براي مدت زمان قابل ملاحظه اي در سطوح عالي خدمت نموده اند و از قدرت و جايگاه بالاتري برخوردارند، در مقايسه با مديران سطوح پايين تر، بيشتر ممكن است زيردستان خود را در تصميم گيري مشاركت دهند.
نقش تجربه در نظارت و كنترل : مطالعات نشان داد كه پرستاران برخوردار از تجربه بيشتر، كمتر از ساير همكاران خود به نظارت سرپرستاران نيازمند بودند.
نقش تجربه در مطلوبيت موقعيت شغلي و كار با زيردستان: تجارب مديران در رهبري، مطلوبيت موقعيتي را براي آنان تغيير مي دهد .با تجربه مستمر، وظايف روشن تر مي شوند و رهبران، زيردستان خود را بيشتر مي شناسد و معمولاً مي توانند بهتر با آنان كار كنند.
مستندسازی، کاربردها و مزایای آن مفهوم سند
سند عبارت است از گزارش هاي مكتوب در زمينة وقايع و معاملات و به طور كلي، ارتباطات سازمان كه ممكن است در فرم هاي چاپي، كارت و اوراق، كاغذ يا كتاب منعكس شود .علاوه بر اين، هر شيئي قابل استناد، مانند نوارهاي ضبط صوت،فيلم، ميكروفيلم، ميكروفيش و ... مادام كه قابل استناد باشد، سند خواهد بود.
انواع سند
اسناد از نظر چرخه ي زندگي ،ارزش،اعتبار قانوني،درجه ي حساسيت و محتوا به اين ترتيب تقسيم بندي مي شوند:
الف) انواع سند از چرخه زندگي:
سند جاري:اسنادي كه پيوسته به آنها مراجعه مي شود.
سند نيمه جاري:اسنادي كه گاه گاهي به آنها مراجعه مي شود.
سند راكد:اسنادي كه ايجاد كننده آنها به آنها مراجعه نمي كند.
ب) انواع سند از نظر ارزش:
ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداري يا اطلاعاتي است كه در هر سند براي اداره ايجاد كنندهو بايگاني وجود دارد.بنابراين ،تعريف هر سند ممكن است داراي ارزش هاي اداري و بايگانيباشد.
ارزش اوليه(اداري يا استنادي):ارزش از نظر ايجاد كننده ان است كه از نظر زماني در مرحله جاري و نيمه جاري باشد،مانند اسناد اداري ،مالي ،حقوقي و غيره.
ارزش ثانويه(بايگاني يا اطلاعاتي):ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشيوست ها.
زماني كه كليه اقدامات لازم برروي سند انجام شده باشد و فعاليت يا عملي كه منجر به ايجاد آن شده است، تمام و كمال شود،درصورتي كه در مراجع قضايي و قانوني مطرح نبوده، مورد نياز دستگاه يا فرد ايجاد كننده آن نيز نباشد، ((ارزش اوليه سند)) پايان مي يابدو سند داراي ((ارزش ثانويه)) مي شود.
ج) انواع سند از نظر اعتبار قانوني:
سندرسمي:عبارت است از سندي كه نزد ماموران رسمي و در حدود صلاحيت و وظايف ايشان و بر طبق مقررات قانوني تنظيم مي شود،مانند شناسنامه، گواهينامه، احكام استخدام و غيره
سند عادي:عبارت است از سندي كه از جانب اشخاص غيررسمي بدون دخالت ماموران رسمي تنظيم شده است و تابع تشريفات خاصي نيست، از جمله دفاتر و اسناد تجاري (غير از دفاتر كه شرايط اسناد رسمي را دارد)، مانند دفتر روزنامه، دفتر دارايي و دفتر كل
د)انواع سند از نظر درجه حساسيت:
1- اسناد عادي2- اسناد محرمانه3-اسناد سري4- اسناد فوق سري
هـ) انواع سند از نظر محتوا و موضوع:
اسناد و مدارك از نظر محتوا و موضوع به گروه هايي تقسيم مي شود.با وجود اينكه در هريك از اين اسناد به موضوع خاصي پرداخته شده يا تشريح و روشن سازي مقوله ي خاصي مورد توجه قرارگرفته است،اسناد مربوط به يك موضوع به اعتبار ذاتي دانش هاي انساني با يكديگر مي تواند در ديگر بخش ها به كار گرفته شود.
از نظر موضوعي ، اسناد تنوع وسيعي را در بر مي گيرد.برخي از اين گونه اسناد شامل اين موارداست:
اسناد اداري:سندي است كه داراي ارزش اداري بوده،سازمان را در اجراي وظايف جاري خود ياري كند.اين سند را در سازمان هاي اداري كشور و در حيطه وظايف و مسئوليت هاي قانوني مصوب سازمان و در راستاي اجراي تعهدات و امور جاري سازمان ها ايجاد و تنظيم مي كنند.اين اسناد با توجه به خدمتي كه ارائه مي كند، به دو دسته اسناد كوتاه مدت و بلند مدت تقسيم مي شود.
اسناد كوتاه مدت مانند تقاضانامه هاي معمولي يا اسنادي است كه براي انجام امور شخصي كاركنان يا مثلاٌ در جريان ترميم سازمان مربوط پديد مي آيد كه اين گونه اسناد به سرعت كامل و به همان سرعت نيز بي ارزش مي شوند.اسناد بلند مدت اداري نيز مانند اساسنامه ها، قوانين ، آيين نامه ها و قراردادها در برگيرنده ي سياست ها ، تعهدات، حدود و وظايف و مسئوليت هاي كلي سازمان است.
اسناد مالي: يك بخش از اسناد در هر سازمان اسناد ممالي هستند.اين اسناد به روابط مالي در ادارات باز مي گردند و بيشتر شامل اسناد بودجه مي شوند كه نشانگر چگونگي اختصاص هزينه ها به امور متفاوت سازماني هستند ، ماندد پرونده ي ضمانت مالي افراد يا اسناد مربوط به پرداخت حقوق كاركنان و ديگر تعهدات مالي سازمان كه اين اسناد هدف موسسه را از اختصاص بودجه به يك فعاليت معين نشان مي دهد.
اسناد علمي و فني:اسنادي كه داراي ارزش هاي علمي و فني و شامل مقادير چشمگيري از اطلاعات تخصصي و فني است كه متخصصان در نتيجه تحقيقات خاص به دست آورده اند ، مانند گزارش هاي مربوط به انجام پروژه هاي تحقيقاتي و عملياتي سازمان ها.
اسناد قانوني: قانون به قواعدي گفته مي شود كه يا با تشريفات مقرر در قانون اساسي در مجلس شوراي اسلامي وضع شده يا از راه همه پرسي به تصويب رسيده است.همان گونه كه ملاحظه مي شود ، واژه قانون مفهوم ويژه هاي دارد كه با تصميمات قوه مجريه متفاوت بوده ،بنابراين آنها را نبايد به جاي هم به كار برد.برهمين اساس است كه برخي حقوق دانان با توجه به لازم الاجرا بودن تصميماتي كه مقامات با صلاحيت در حدود وظايفو به حكم قانون اتخاذ مي كنند، مانند آيين نامه هاي دولتي كه به جاي كلمه قاون ، متون قانوني يا اسناد قاوني را به كار مي برند.اسناد قانوني اسناد لازم الاجرايي است كه در اختيار مدير قرار دارد و كليه تصميماتي كه مديران سازمان مي گيرند،ضرورتاً بايد منطبق با آن باشد .به هرحال، همه ي متون و اسناد قانوني از اعتبار يكسانبرخوردار نيست و سلسله مراتبي بين متون قانوني يا اسناد قانوني وجود دارد، مانند:
قانون اساسي
قانون عادي
تصويب نامه ها(مصوب دولت يا كميسيون هاي مجلس يا تفويض اختيار از سوي مجلس)
عهدنامه هاي بين المللي
آيين نامه هاي دولتي
اسناد تاريخي:كليه پرونده ها و سوابق پس از طي مرحله ي جاري و نيمه جاري،چنانچه داراي يكي از ارزش هاي پيش گفته باشند،جزء اسناد تاريخي به شمار مي آيند.محققان و پژوهشگران عمدتاً به اين اسناد مراجعه مي كنند،مانند عهدنامه تركمانچاي ،فرمان صدور مشروعيت و غيره.
اسناد فرهنگي:اسنادي هستند كه در بردارنده نكات فرهنگي بوده،يا ايجاد كننده آنها از چهره ها و شخصيت هاي فرهنگي باشد.اين اسناد عرصه هاي متنوع هنر،از جمله شعر ، موسيقي، سينما، تئاتر، معماري و غيره را در بر مي گيرند.
اسناد سياسي:اسنادي كه مراجع با صلاحيت آنها را پديد آورده و در بردارنده سياست ها و خط مشي هاي سياسي يك كشور از نظر داخلي و خارجي است،مانند پروتكل ها،معاهدات،قراردادهاي بين المللي،يادداشت هاي سياسي،اولتيماتوم،اعلان جنگ و غيره كه بيانگر نحوه برقراري روابط بين كشورها و استراتژي هاي سياسي دولت مي باشد.اسناد سياسي از نظر ماهيت ممكن است يك طرفه باشد،مانند اولتيماتوم و اعلان جنگ و يا چند جانبه باشد، مانند قراردادها و معاهدات بين المللي .
در حدود قانون اساسي كشورها ، تشريفات خاصي براي لازم الاجرا شدن معاهدات بين المللي پيش بين يشده است.براساس اصل 77قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران ،((معاهدات بين المللي در صورتي لازم الاجراست كه از طرف دولت به مجلس شوراي اسلامي ارائه شودو در انجا به تصويب مجلس برسد ، يعني در صورت مطابقت با قانون اساسي و مصالح كشور به تشخيص مجلس،رسميت و اعتبار پيدا مي كند.))
اسناد نظامي: اسنادي هستند كه در بردارنده جهت گيري ها و سياست گذاري هاينظامي كشورها در راستاي تامين امنيت ملي،منطقه اي و بين المللي و مبتني بر اصولقانون اساسي آن كشورهاست؛لذا ممكن است جزء اسناد سياسي هم شمرده شوند، مانند اسناد همكاري ها و مشاركت هاي نظامي و دفاعي كشورها.
اسناد اقتصادي،عمراني:اسنادي كه داراي ارزش اقتصادي هستند و فعاليت هاي كشور را در امر توسعه اقتصادي بيان مي كنند.
مستندسازي در مفهوم سازماني و مفهوم متداول
مفهوم متداول مستندسازي، مفاهيم ثبت( مكتوب نمودن)، گردآوري، تنظيم و تدوين، دسته بندي و نگه داري اطلاعات رادر خود نهفته دارد؛ مفاهيمي كه خود از فعاليتي هدفمند، دقيق و منظم حكايت دارد .بررسي مفاهيم ياد شده بيانگر آن است كه همه اين اصطلاحات بر حفظ و نگهداي اطلاعاتي( در مفهوم عام )تأكيد دارند كه يا به دليل نقصان پذيري و قرارگرفتن در معرض نابودي، نيازمند ثبت، حفظ و نگهداري است و يا در شكل كنوني قابل استفاده نيست و پس از ثبت،گردآوري و طبقه بندي، استفاده از آن با اهدافي خاص ميسر مي گردد .به اين ترتيب مي توان وجه اشتراك همه اقدامات مستندسازي را مكتوب نمودن هدفمند بخشي از دانسته ها و آگاهي هاي انسان دانست .از اين ديدگاه به نظر مي رسدتفاوت عمده تعاريف ارائه شده از مستندسازي، ناشي از كاربرد اطلاعات مستند شده و هدف نهايي از مستندسازي است.
مفهوم مستندسازي در مديريت و به ويژه مديريت پروژه با مفهوم اين اصطلاح از ديدگاه مديريت دانش متفاوت است .درمستندسازي در مديريت محور و واحد مستندسازي طرح يا رويدادي برنامه ريزي شده و از قبل پيش بيني شده است .طرح يا برنامه اي كه بر اساس رويه اي قانونمند و مدون تهيه و تنظيم شده است و اكنون در پي بازكاوي و ارزيابي نحوه انجام آن مي باشيم( در مقايسه با آنچه از قبل پيش بيني شده بود .)در حالي كه در مستندسازي از ديدگاه مديريت دانش، هرتصميم، رويداد و فعاليت مؤثر بر سازمان كه در برگيرنده دانش آشكار و به ويژه ضمني سازمان است، ارزش مستندسازي دارد .از اين ديدگاه فرآيند مستندسازي، ارزيابي تصميمات و اقدامات انجام شده را در بر نخواهد گرفت .اگرچه از طريق دانش و اطلاعات گردآوري شده، بستري مناسب براي ارزيابي اين اقدامات فراهم خواهد شد.
مستند سازي به عنوان يك ابزار مديريتي
مستندسازي از اين نظر يك ابزار مديريتي است كه ازمديريت به دو روش پشتيباني مي كند.اول اينكه كارايي بيشتري را اطمينان مي بخشد، به دليل اينكه تمام پرسنل پروژه ، به تازه ترين اطلاعات كاري دسترسي دارند و عملكردهاي تكراري در كار صورت نمي پذيرد.
دوم اينكه به ويژه در مراحل اوليه ي پروژه اين مستندات ، اولين و معتبرترين اطلاعاتي هستند كهميتوان در اختيار مديران ودست اندركاران قرارداد. در اين شرايط از مستندسازي به منظور تعيينوضعيت پروژه بهره گرفته مي شود .به عبارت ديگر مستندات ، بخشي از خروجي هر مرحله را تشكيل مي دهند. اين خروجي در بر گيرنده ي مدل سيستم و برنامه ريزي جهت مراحل بعدي پروژه مي باشد.
مزایای مستندسازی
1- نگهداری سابقه در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیتهای گذشته
2- قادر ساختن افراد به بررسی کنترل کیفیت برنامه های اجرا شده
3- حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه: منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره کاری جلوگیری می کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شود.
4- جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیت ها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه
5- آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری و اطلاعاتی
6- مستندسازی مشکلات و تنگناها: برنامه ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه حل های کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمان
7- ثبت تاریخی، تحلیل، علمی تجارب، موفقیت ها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین شده در سازمان
8- فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسلهای بعدی کارکنان و مدیران
9- فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان
10- ابزاری برای الگو برداری بهترین تجربیات
منافع و مزاياي مستندسازي تجارب
اساسي ترين منافع مستندسازي تجربيات مديران( از ديدگاه مديريت دانش )را مي توان در موارد زير خلاصه نمود:
ثبت تاريخي، تحليلي و نيز عملي تجارب، موفقيتها، دستاوردها، مراحل رشد و ساير رويدادهاي تعيين كنندةسازمان
فراهم آمدن زمينة ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسلهاي بعدي كاركنان و مديران
فراهم گرديدن ابزاري براي توجه به ابعاد مختلف مسايل سازماني و سازوكاري براي نگرش به مسايل سازمان اززواياي مختلف
فراهم شدن زمينه بازخواني رويدادهاي گذشته و امكان ارزيابي علمي نقاط قوت و ضعف سازمان و مديران آن
ابزاري براي خلق نظريه هاي بومي
فراهم شدن زمينه هاي تسهيل و تقويت فرآيند يادگيري سازماني
ابزاري براي الگوبرداري از تجربيات
مستندسازي تجربيات سازمان مي تواند با هدف الگوبرداري يا الگوسازي نيز انجام شود .الگوبرداري فرآيند يافتن و اجراي بهترين عملكرد است .فرآيند فوق بر اين نگرش مبتني است كه با توجه به سازمانهاي ديگر و يادگيري از آنها مي توان به تغييرات جهشي دست يافت كه تحقق آن براي سازمانهاي ديگر، سالها به طول انجاميده است.
اهداف و مزاياي مستندسازي
هدف نهايي مستندسازي ، فراهم كردن و به دست آوردن اطلاعاتي است كه با استفاده ازآنها بتوان اثربخشي و كارايي پروژه ها را افزايش داد و اين خود باعث بهبود روند اجراي كار و كاهش مسائل و مشكلات مي شود و درصورتي كهدر زمان مناسب خود ارائه شود، ابزاري قدرتمند براي به اشتراك گذاري ايده ها و تجارب ، در راستاي بهبود فرايند كار و كيفيت آن مي شود.
از جمله مي توان به مواردي از اين دست ، به عنوان مزاياي مستندسازي ، اشاره كرد:
به كارگيري اسناد تائيد شده اطمينان از حفظ اطلاعات
جلوگيري از اشتباه و تكرار نشدن آنها
انتقال سريع و موثر اطلاعات
به دست آوردن اطلاعات كارامد و موثر و تطبيق آنها با موارد قبل
مستند سازي در سازمان
وجه اشتراك همه ي اقدامات مستند سازي ، مكتوب نمودن هدفمند بخشي از دانسته ها و آگاهي هاي انسان است كه وظيفه ي حيات بخشيدن به تجربياتي كه در صورت ثبت نشدن دير يا زود در ظرف زمان يا مكان فراموش مي شوند را برعهده دارد.از اين ديدگاه تفاوت عمده تعاريف ارائه شده از مستندسازي ، ناشي از كاربرد اطلاعات مستند شده و هدف نهايي از مستندسازي است.
هدف نهايي از مستند سازي در سازمان ، فراهم كردن اطلاعاتي براي تيم هاي ساير پروژه ها و پروژه ي فعلي است كه با استفاده از آن ها بتوانند اثربخشي و كارايي اجراي پروژه را افزايش دهند و اين خود به كاهش مسائل و مشكلات و بهبود روند اجراي كار منجر مي شود و زمينه ي فرهنگي لازم براي ثبت تجربيات در كليه ي پروژه هافراهم مي شود.
مهم ترين سوالات پژوهشي كه يك تحقيق از نوع مستند سازي با آن روبرو مي شود عبارتند از:
وقايع اصلي طرح چه بوده ست؟
چه تغييراتي در طول مسير اجراي طرح اتفاق افتاده است؟
علت و دليل تغييرات چه بوده است؟
تغييرات به وجود آمده چه مغايرتهايي با طرح اوليه دارد؟
دلايل انتخاب گزينه هاي نهايي در طرح چه بوده است؟
به اعتقاد يكي از صاحب نظران ، مستندسازي ،فرآوري ، جاودانه كردن و حيات بخشيدن به تجربياتي است كه دير يا زود در ظرف زماني و مكاني سازمان هاي مختلف اجرايي محكوم به فناست و مستندسازي اين امكان را فراهم مي سازد كه تجربيات ديگران در طول زمان ودر پهنه ي جغرافيايي استفاده شود.در اين صورت معني مستندسازي ،تدوين دانش علمي ، يعني تدوين مجموعه شيوه ها و روش هايي است كه در عمل كاربرد و آثار آن ديده شده يا به فعليت رسيده است.
يادگيري سازماني
يادگيري سازماني را مي توان چنين تعريف كرد :فرآيندي هوشيارانه، هدفمند، متعامل و پويا، مستمر، مداوم و رشديابنده كه از بازخوري مداوم، سريع و مؤثر در سطوح فردي، گروهي و سازماني برخوردار است و تحت تأثير فرآيندهاي ادراكي ونيز شالودة دانستن يا منابع فرهنگي مورد استفاده افراد عمل مي كند.
دانش سازماني نهفته در پس تصميمات و رويدادهاي سازماني را به عنوان مهمترين بخش از محتواي مستندسازي مديران مي توان مورد تأكيد قرارداد .تبيين مستندسازي پيش از هر چيز مستلزم آگاهي از منشا و ماهيت تجارب سازماني يعني دانش سازماني و نيز مديريت دانش سازماني است.
مفهوم داده، اطلاعات و دانش سازماني
منشأ تشكيل دانش، داده است .داده ها واقعيت ها و اعداد خام هستند.
اطلاعات از قرار گرفتن داده ها در يك زمينه يا محيط خاص ايجاد مي شود.
داده ها زماني به اطلاعات تبديل مي شود كه ارائه دهنده آنها معنا و مفهوم خاصي به آنها ببخشد .با افزودن ارزش به داده ها، در واقع آنها را به اطلاعات تبديل مي كنيم.
اصطلاحات دانش و اطلاعات اغلب به جاي يكديگر به كار مي روند اما اين دو مفهوم آشكارا با يكديگر متمايزند.
مديران دو سوم اطلاعات و دانش خود را از طريق گفتگوهاي رودررو يا تلفني دريافت مي كنند و تنها يك سوم ازاطلاعات مورد نياز خود را از طريق مراجعه به نوشته ها و مدارك به دست مي آورند.
دانش عبارت است از :ايده ها، فهم و درسهاي آموخته شده در طول زمان .دانش فهميده مي شود و فرد دانش را ازطريق تجربه، استدلال، بصيرت، يادگيري، خواندن و شنيدن، بدست مي آورد.
دانش، ماهيتي فردي دارد چرا كه در ارتباط متقابل با ارزشها و باورهاي افراد و ادراك آنها از جهان و ديگران، قراردارد .همچنين دانش در بافت و زمينة روابط بين فردي ظاهر مي شود .دانش غني تر و معنادارتر از اطلاعات است. ساختارمند نمودن دانش، دشوار است .تسخير و تصرف دانش در ماشين دشوار است و انتقال آن به سختي امكان پذير است.
يادگيري سازماني، حاصل فرآيندهاي مداوم كسب تجربه
مشخصه هاي اصلي آموزشهاي رسمي و برنامه ريزي شده عبارتند از:
تدوين برنامل آموزشي متناسب با نيازهاي آموزشي فراگيران
تهية متون و محتواي آموزشي لازم، متناسب با برنامه آموزشي
حضور تعدادي كاركنان دانش پذير در محضر فردي در نقش استاد يا مهارت آموز
برگزاري جلسات آموزشي در زمان و مكان معين و در برخي موارد، گذراندن بخشي از آموزش در فضايي شبيه به محيط كار به منظور اجرا و تمرين آموخته ها.
با توسعة الگوهاي مديريت مشاركتي و كار گروهي و نيز شناخت بيشتر پويايي هاي گروهي در دهه هاي هفتاد وهشتاد ميلادي، بار ديگر اهميت يادگيري جمعي و تعامل مستمر فراگيران در گروه مورد تأكيد قرار گرفت.
بسياري از سازمانها دريافتند كه تعاملات هوشيارانة افراد در سازمان و تلاش جمعي افراد براي رشد و بهبود مستمر زمينه ساز خلق دانشي منحصر بفرد و ارزنده است .به اين ترتيب، اصطلاح يادگيري سازماني با درخششي به مراتب بيشتر در كناراصطلاح آموزشهاي سازماني سر بر آورد.
مفهوم يادگيري سازماني از يك ديدگاه مترادف با كسب تجربه سازماني و از ديدگاه ديگر به عنوان نتيجة فرآيندهاي مداوم كسب تجربه در سازمان محسوب مي گردد.
بازسازي واقعيت دو جنبه دارد:
بازسازي رويدادهاي قابل تكرار.
بازسازي رويدادها يا واقعيت هاي غير قابل تكرار.
در يك مستند غالباً رويداد در حال وقوع ضبط مي شود(Real Time) البته استثناء هايي وجود دارد كه مي توان يا بايد آن ها را بازسازي كرد . مثل زلزله بم ، حادثه يازدهم سپتامبر . پس اولين عنصر مستند، موضوع واقعي(Fact) است .اما بعضي ها زمان واقعي وقوع رويداد را مهم ترين ويژگي يا اصل در مستند مي دانند.
مستند و مفهوم آن
=پنج W+ يك H
1-چه كاري انجام مي شود؟ What?
2-متولي انجام فعاليتها؟Who?
3-چگونه انجام مي شود؟How?
4-چه وقت انجام مي شود؟When?
5-چرا اين كار انجام مي شود ؟( هدفWhy?(
6-كجا انجام مي گيرد؟Where?
مفهوم مديريت دانش ، فرايند و اصول آن
دانش، زيربناي مهارت، تجربه و تخصص هر فرد است. امروزه سرمايه هاي يك سازمان تنها سرمايه مالي و فيزيكي نيستند بلكه سرمايه ي دانشي مهم تر از اين دو سرمايه مي باشد.مديريت دانش ، بيشتر مديريت و خلق فرهنگ مشترك است و براي اجراي آن نياز به فراهم سازي بسته هاي فكري و فرهنگي، مهارتي و آموزشي و ....است.
محور اصلي مديريت دانش ، تبديل داده به اطلاعات و سپس دانش مي باشد، كه داده ها از طريق برخي فرايندهاي تعامل انساني و فناوري اطلاعات به عنوان اطلاعات معنا مي يابند و سپس از طريق فرايندهاي موجود، تركيب و به دانشي مرتبط به تصميم گيري در سازمان، تبديل مي شود.
آلوين تافلر، در اين زمينه مي گويد:انسان دانش را مديريت نمي كند، بلكه اين دانش است كه انسان را اداره مي كند و طبق نظر كريس آرگريس، مديريت به معناي ايجاد شرايطي است كه افراد را به توليد دانش معتبر و پذيرش مسئوليت فردي ، قادر سازد.
به عبارت ساده تر ، مديريت دانش، جمع اوري و طبقه بندي اطلاعات موجود در سازمان و استفاده از ان براي تصميم گيري است و نكته ي مهم اينكه در فرايند مديريت دانش كه به معناي جمع اوري و سازماندهي دانش سازمان و بهره برداري و حفاظت از سرمايه هاي دانشي كسب شده است،پشتيباني و حمايت مديريت ارشد ، همسوسس عقايد ، اعتماد و ...اجزاي اصلي فرهنگ مديريت دانش به شمار مي رود و تعاون و همكاري رمز موفقيت مديريت دانش است؛زيرا مي تواند موانعي مانند تفاوت فرهنگ ها را از ميان برداردو افراد سازمان را در جهت رسيدن به اهداف بالاتر ، هدايت كند و سرمايه گذاري در مديريت دانش به منظور تسريع بهره گيري از نواوري ها و افزايش دانش افراد سازمان ، عامل مهمي به شمار مي رود.
تعامل و ارتباط و نقش آن در فرايند كاري سازمان
به دست آوردن دانش و اطلاعات و تجربه، دستاورد پرس و جو و تحقيق در سازمان است؛ به اين معنا كه هر زمان عواقب مورد انتظار يك فرايند كاري ، مغاير با نتايج واقعي به دست آمده باشد، يك فرد(ياگروه) به پرس و جو و تحقيق مشغول مي شود تا علت اين تناقض رادرك ودر صورت لزوم براي حل و فصل مشكل اقدام كند.دراين روند ، فرد با ديگر اعضاي سازمان به تعامل برخاسته ، يادگيري اتفاق خواهد افتاد.بنابراين ميتوان گفت كه يادگيري دستاورد مستقيم اين تعامل است.
شايد بتوان جملهء ((شكست پل پيروزي است))زا در اين گونه موارد به عنوان بهترين جمله به كار برد؛ زيرا تامل و تفكر در مواردي كه نتايج اثربخشي از آنها به جا نمانده است و تحليل و تجزيه ي آنها ، خود باعث يك برنامه ريزي صحيح و تكرار نشدن اشتباهات گذشته مي شود.بيشترافراد و سازمان ها از بيان تجارب ناموفق و شكست هاي خود پرهيز مي كنند.بنابراين ضمن تاكيد بر سودمندي تدوين و ثبت تجارب ناموفق ، بايد حساسيت سازمان ها و مديران را به اين موضوع مدنظر قرارداد.
به طور كلي، سازماني مي تواند موفق باشد كه تمامي قدرت فكري ، دانش و تجربه ي سازمان را براي ايجاد تغييرات و بهبود مستمر براي توسعه در اختيار گيرد و برآن مديريت كند.
ابزارها و مكانيسم مديريت دانش
همان طور كه مديران هر سازماني تلاش مي كنند كه براي بهبود وضعيت و توسعه نيروهاي انساني خود و هدايت آنها از ابزارها و روش هاي خاصي استفاده كنند،مديران دانش نيز موظفند ابزارها و روش هاي موثر را براي گرداوري ، گزينش و پردازش اطلاعات و به جريان انداختن دانش برگزينند.
از جمله ابزارهاي مناسب در مديرت دانش مي توان به موارد ذيل اشاره كرد:
دانش انگيزه و علاقه جهت بهتر شدن
داشتن قابليت و تمايل به تغييرات
اعتقاد به عدم بهره وري كامل از توانايي هاي موجود
آموزش مستمر در همه سطوح از جمله فردي، گروهي و سازماني
ايجاد مهارت در تغيير يا بهبود مستمر و مداوم روش كار
پذيرش يك سيستم باز با توجه به سهيم شدن در اطلاعات و دانش
داشتن يك گروه مديريتي كه نسبت به اجراي مديريت دانش وفادار باشند.
بهره گيري از عناصر ارائه:
شكل : شكل امكاني است براي كمك به افزايش وضوح ارائه و سرعت بخشيدن و آسان كردن دريافت و درك مطلب براي مخاطب .استفاده از شكل در متون علمي فني بسيار رايج است .نقش اطلاع رساني يك شكل خوب و مناسب معادل نقش صدها كلمه است.
گونه هاي مختلف شكل:
رسم
عكس
نقشه
منحني
گراف
نمودار ( خطي، ميله اي، سطحي، حجمي، و) ...
ويژگيهاي شكل:
سادگي و وضوح
وحدت ايده
استقلال از متن
تناسب با متناظر واقعي
مقياس داشته باشد
داراي نمادها و علائم راهنماي لازم باشد
داراي شماره و عنوان باشد
اندازه مناسب
محل درج و نحوه ارجاع شكل:
شكل بايد حتي الامكان نزديك به متن مربوطه اش و بين دو نوشتپار و با دو سطر فاصله از آنها درج شود اگر حداكثر3 صفحه از متن مربوطه اش فاصله داشته باشد قيد شماره شكل براي ارجاع به آن كفايت مي كند در غير اين صورت شماره صفحه را هم بايد قيد كرد .اگر شكل از منبعي گرفته شده باشد حتما بايد منبع را معرفي كنيم.
جدول : جدول ساختاري است منظم حاوي مجموعه اي از داده ها مانند رقم ها، نشانه ها، كوته نوشته ها، نامها وخلاصه مطالب كه معمولا به هم مربوطند و يا ربط داده مي شوند .جدول امكاني است براي ارائه يك ايده و ياجمع بندي يك بحث و به عنوان وسيله تجزيه و تحليل كمي و كيفي طلاعات مورد استفاده قرار مي گيرد.
ويژگي هاي جدول:
جدول بايد ساده و واضح و خوش نما باشد
جدول بايد وحدت موضوع داشته باشد
جدول بايد قابل ارائه به صورت هاي مختلف چاپي باشد
داراي اندازه مناسب باشد
كران هاي راست و چپ جدول بايد از كران هاي راست و چپ كاغذ فاصله داشته باشد
جدول بايد داراي شماره و عنوان باشد
جدول لزوما هميشه حاوي اعداد و ارقام نيست
در متن بايد توضيحاتي در حد لازم و اختصار در مورد جدول آورده شود.
واضح و ساده باشد تا خواننده با نگاه به جدول، منظور نويسنده را درك كند.
ارتباط بين داده ها را به طور منطقي نشان دهد.
از اندازه مناسبي برخوردار باشد.
استقلال جدول از متن
اختصار داشته باشد
محل درج جدول كجاست و نحوه ارجاع به آن چگونه است؟
جدول حتي الامكان نزديك به متن مربوطه اش و بين دو پارگراف و با سه فاصله از آنها درج شود.
چنانچه حداكثر سه صفحه از متن مربوطه اش فاصله داشته باشد ، قيد شماره جدول جهت ارجاع به آن كفايت مي كند در غير اين صورت حتماً بايد شماره صفحه را نيز قيد كرد.
جدول حتماً بايد داراي يك عنوان باشد و عنوان آن مختصر و بيانگر مورد ارائه و محتوي آن باشد.
تعداد جدول ها بستگي به محتوي متن دارد ولي بايستي حدودي را رعايت نمود.
خلاصه : خلاصه نوع خاصي از چكيده عام است و هدف از درج آن كم و بيش همان است كه در بحث چكيده مولف خواهد آمد اما تفاوتهايي با چكيده مولف دارد . در نوشتن خلاصه فرض بر اين است كه خواننده متن را خوانده است در حاليكه در چكيده مولف چنين نيست.
روش تنظيم خلاصه:
در تنظيم خلاصه يك ارائه كتبي علمي فني هرچند مي توان به روش گفته شده در بحث تلخيص عمل كرد اما بايد توجه داشت كه چنين خلاصه اي بايد به گونه اي نوشته شود كه پاسخ پر سش هاي زير از آن بدست آيد:
موضوع يا مسئله دقيقا چه بوده است؟
حيطه و حدود آن چگونه بوده است؟
چه كارهايي انجام شده است؟
چه راه حل هايي ارائه شده است؟
مهمترين نتيجه بدست آمده چه بوده است؟
در ارائه كتبي خلاصه نويسي يعني چه و محل درج آن كجاست و با چه هدفي انجام مي شود؟
خلاصه نويسي نوع خاصي از چكيده است كه در آن استدلال هاي متن اصلي به كمك جملات و عبارات روشن و كوتاه، بيان مي شوند و در عين حال گويا و رسا و فاقد هرگونه ابهام است، كه محل درج آن در انتهاي متن اصلي و بعد از نتيجه گيري نهايي است و داراي سه هدف زير است:
كمك به خوانندگاني كه مايلند خلاصه اي از ارائه را خوانده و يا در اختيار داشته باشند.
كمك به نشر دانش و فن اطلاعات بشري
صرفه جويي در وقت خواننده
ويژگي هاي خلاصه نويسي
اندازه اش از طول ارائه كتبي تبعيت مي كند.
موجز ، دقيق و روشن باشد
بر خلاف چكيده كه خواننده آن هنوز از محتوي كامل ارائه آگاهي ندارد، خواننده خلاصه نويسي معمولاً يكبارتمامي ارائه را خوانده و از مطالب طرح شده آگاهي يافته است.
استقلال خلاصه از متن
در حد امكان به دو زبان نويسنده و فني روز نوشته شود.
روش كلي تلخيص
مفاهيم و موضوعات اساسي را يادداشت مي كنيم.
از بين اين مفاهيم چهار تا شش مفهوم را كه اساسي ترين هستند بر مي گزينيم.
يك يا دو جمله تشريحي توصيفي در مورد هر مفهوم مي نويسيم. -
تعداد و نوع شكل ها و جدول ها را با يك عبارت شرح مي دهيم.
دو يا سه جمله حاوي نتيجه گيري هاي اساسي را مي نويسيم.
حاصل مراحل فوق را ويرايش مي كنيم.
اهداف پيشنهاد
به مسئولان سازمان نشان دهد كه منظور آنها به درستي درك شده است.
آنان را مجاب كند كه پيشنهاد دهندگان قادرند منظور آنها را بطور موثر و كارآ برآورده كنند. در واقع پيشنهادخوب به متقاضي مي گويد :چه كاري بايد انجام بگيرد تا سازمان به اهدافش بهتر نائل شود و نيازهايش به بهترين وجه در محدوده امكانات مرتفع شود.
خصوصيات پيشنهاد
حاوي اطلاعات كافي در مورد راه حل پيشنهادي باشد.
كامل بودن : به نحوي كه سازمان دريافت كننده پيشنهاد با فقدان يا نقص اطلاعاتي در پيشنهاد مواجه نشود.
روان و واضح بودن متن و موجز بودن آن( در عين حال كامل بودن)
ساختمند بودن :بخش هاي پيشنهاد از نخستين تا آخرين داراي ارتباط منطقي با يكديگر و با موضوع پروژه درخواست شده باشد.
مجاب كننده بودن( بر اساس مباني علمي و فني به هنگام و با توجه به امكانات و شرايط)
اطمينان بخش بودن
نشان دهنده قابليت هاي پيشنهاد دهندگان و روش برخورد آنان با مشكل سازمان
داشتن آراستگي ظاهر و وضوح بصري
مقدمات لازم براي پيشنهاد اجراي پروژه
دريافت به موقع درخواست تسليم پيشنهاد
برقراري ارتباط با سازمان متقاضي حتي الامكان قبل از اعلام رسمي درخواست و جمع آوري اطلاعاتي در مورد چند و چون منظور سازمان...
بررسي دقيق درخواست به منظور استخراج هر چه بيشتر اطلاعات لازم جهت تنظيم پيشنهاد
مطالعه محيط عملياتي( در مواردي كه مربوط به موضوع پروژه مي شود)
عناصر اصلي يك پيشنهاد
مقدمه :حاوي مطالبي روان در بيان ويژگي هاي عملياتي
شرح نيازها و مشكل سازمان
شرح راه حل پيشنهادي
امكانات لازم نظير نيروي انساني ، تجهيزات و وسايل و ... براي اجراي پروژه
برآورد نمودن هزينه
نحوه ي اجراي پروژه از نظر مدت و زمانبندي
شرايط اجراي پروژه و تعيين نمودار گانت
جمع بندي :حاوي مطالبي دال بر مقرون به صرفه بودن راه حل
مطالبي كه در متن پيشنهاد بايد به طرز گويا و روشن نوشته شوند
مقدمه :حاوي مطالبي موجز و روان در معرفي شركت يا سازمان پيشنهاد دهنده از نظر توانايي ها و تخصص ها وسوابق كاري انجام شده و...
شرح خواسته و منظور سازمان متقاضي و بيان روشن اهدافش
شرح طرح پيشنهادي
امكانات لازم براي اجراي پروژه( نيروي انساني تجهيزات و وسايل )
شرح هزينه ها( اقلام اساسي و بطور كلي هزينه برآورد شده)
نحوه اجراي پروژه :مدت زمانبندي و...
شرايط اجراي پروژه :شروع، ادامه، پايان و تحويل و...
جمع بندي
مطالبي كه بايد در گزارش بررسي يك مشكل نوشته شود
مشكل چيست؟
چرا مورد بررسي قرار مي گيرد؟
روش بررسي مشكل چيست و از چه جنبه هايي مورد بررسي قرار مي گيرد؟
از چه زماني و در چه وضعي و چگونه پديد آمده است؟
به چه دلايلي مشكل پديد آمده است؟
ابعاد و خصوصيات آن چيست؟
اهميت مشكل تا چه حد است و تبعات آن چيست؟
چه كسان ديگري بايد مشكل را بررسي كنند؟
راه حل پيشنهادي چيست؟
ساير راه حل ها كدامند؟
زمان لازم براي پياده سازي راه حل چيست؟
امكانات لازم براي پياده سازي راه حل چيست؟
امكانات و محدوديت هاي پياده سازي راه حل كدامند؟
نتايج قابل پيش بيني در جهت حل مشكل كدامند؟
متن گزارش بررسي خرابي تجهيزات بايد حاوي پاسخ سئوالات زير باشد:
چه تجهيزاتي آسيب ديده اند؟
ماهيت و گستردگي خرابي چيست؟
ميزان خسارتهاي وارده چقدر است؟
چه پيامدهايي دارد؟
آيا سابقه دارد؟
چه كاري بايد انجام شود(جهت تعمير )؟
آيا به ملزومات خاصي نياز است؟
در چه زمان و به چه مدتي؟
عملي ترين راه حل چيست؟
هزينه تعمير چه قدر است؟
چه توصيه هايي ضروري است؟
انواع گزارش
انواع گزارش از نظر نوع،هدف،اندازه و ديگر نكات به اين ترتيب تقسيم بندي مي شود:
از لحاظ كاربرد
الف)گزارش تحصيلي و تحقيقي:اين نوع گزارش اغلب بر مبناي تحقيق خالص آماده مي شود؛يعني انگيزه دانشجو يا پژوهشگر در تهيه اين گونه گزارش ها،صرفاً ذوق و علاقه به به مطالعه و حل مشكل موردنظراست. منظور و هدف از اين گونه گزارش ،بالابردن سطح اطلاعات و معلومات دانشجو يا پژوهشگر در زمينه ي موضوع مورد تحقيق و مطالعه و ارائه نتيجه ي اقدامات تحقيقي و اظهار نظرها و پيشنهادها به نحوصحيح است.
ب)گزارش اداري:اين نوع گزارش معمولاً در سازمان هاي گوناگون ،مانند بانك ها شركت ها، وزارتخانه ها و موسسات و نهادها تهيه مي شود و گزارش مالي و سالانه شركت ها و بانك ها و گزارش هاي ادواري ،همه از نوع اداري به شمار مي آيند.كاربرد اين گونه گزارش ها ،براي برنامه ريزي و تصميم گيري هاي اداري است.
2. از لحاظ منابع و اندازه
الف) گزارش ساده: منبع و ماخذ چنين گزارشي فقط اطلاعات دست اول است؛مانند تهيه خلاصه يك كتاب يا تهيه گزارش مصاحبه با يك فرد معروف در زمينه خاص يا اظهار عقيده شخصي درباره يك مطلب
ب)گزارش تفصيلي:اطلاعات مورد لزوم اين گونه گزارش ،افزون بر منابع دستاول،از منابع و ماخذ دست دوم و سوم نيز تهيه مي شود و لازم است با بهترين روش ممكن و با رعايت اصول گرداوري اطلاعات ،آماده گردد.نتيجه بازيافت در اين گزارش ،واقعي ار است و به اطلاعات آن بيشتر مي توان اعتمادكرد.
3. گزارش از لحاظ ارزش و رسميت :
الف)گزارش غير رسمي :گزارشي است كه براي دادن اطلاعات فوري تهيه مي شود و نوشتن آن پيرو طرح خاصي نيست،مانند گزارش ساده و اداري ،مقالات روزنامه ها و مجلات
ب)گزارش رسمي : دريافت كنندگان اين گزارش(مخصوصاً گزارش تحقيقي و رساله هاي دانشگاهي كه بر اساس تحقيق دقيق، طولاني و مستقل تهيه مي شود) افراد آگاه و تحصيل كرده اند.اين گونه گزارش بايد با رعايت اصول خاص و روش علمي آماده شود تا يك مركز و مجمع علمي آن را بپذيرد.
4. گزارش از لحاظ نحوه انعكاس اطلاعات و مطالب:
الف)گزارش انشايي:اطلاعات و مطالب منعكس شده در اين نوع گزارش در كل به صورت متن ساده ادبي يا انشايي است؛مانند گزارش تحقيقي يك دانشجوي رشته ادبيات فارسي درباره سرگذشت و آثار يك شاعر و نويسنده
ب)گزارش مختلط :دراين نوع گزارش ،براي انعكاس اطلاعات ،افزون بر متن ساده از ارقام ،فرمول ها،جدول ها،منحني هاو تصاوير نيز استفاده مي شود.گزارش مطالب رياضي، مالي ،حسابداري ،شيمي، فيزيك،فرهنگي و آموزشي و اجتماعي از اين دست است.
كاتالوگ
كاتالوگ متني است تا حدودي فني و گاه تجاري كه در نهايت سادگي و اختصار به منظور معرفي يك توليد تهيه مي شود.در اين متن به شرح جنبه هاي مختلف توليد به تفصيل پرداخته نمي شود .
نكاتي كه در چنين متني بايد درج مي شود:
توضيح مختصر توليد
بيان جنبه ها و ويژگي هاي آن به اجمال
داده هاي لازم در مورد ابعاد
محدوديت ها ، قابليت ها و كاربردهاي محصول
قيمت كالا يا محصول در صورت امكان
نحوه توليد و چگونگي استفاده از آن
توضيحاتي در مورد نحوه درخواست محصول
نشاني و مشخصات سازمان عرضه كننده
محتواي كاتالوگ
معمولا اين متن حاوي شكل ها و جدول هايي است كه خواننده را در شناخت سريعتر و واضح تر محصول كمك مي كند .ازبه كارگيري فرمول ها و درج مطالب نظري در اين متن اجتناب مي شود.
قواعد توليد متون راهنماي فني
به طور كلي در محيطهاي فني مهندسي مي توان 5 سطح مخاطب را بازشناسي كرد و 5 سطح براي كنترل كمي و كيفي متون راهنما قائل شد .سطوح پنج گانه مخاطب در متون راهنماي فني:
سطح اپراتورها و افراد غير تكنيكي
سطح افراد تكنيكي وتكنسين
سطح تكنسين هاي عالي يا مهندسين مبتدي
سطح مهندسين مجرب
سطح مهندسين عالي و پژوهشگران
عوامل موثر در ارائه
ارائه كننده
مخاطب
موضوع
نوع ارائه
انگيزه و هدف ارائه
امكانات آماده سازي محتواي ارائه
امكانات كمكي ارائه
مدت ارائه
زمان و تاريخ ارائه
مكان ارائه
جغرافياي ارائه
وضع اجتماعي محيط ارائه
عوامل قابل توجه در انتخاب نوع ارائه
هدف ارائه
فرصت ارائه
مكان ارائه
وضع اجتماعي محيط ارائه
امكانات آماده سازي محتواي ارائه
امكانات كمكي ارائه
وضع مخاطب
موضوع ارائه
نتيجه يا نتايج مورد انتظار و برخي عوامل ديگر
انگيزه و اهداف در ارائه علمي فني عبارتند از
انتقال دانش و فن از نسلي به نسل ديگر
نشر دانش و فن
آموزش افراد
خود آزمايي
دريافت واكنش مخاطبين به منظور توسعه يا تعميق موضوع
ايجاد يا تقويت يك انديشه
رقابت در زمينه هاي علمي فني
خدمت به نوع بشر براي بهتر زيستن و بهتر انديشيدن
تشريك مساعي در پژوهش
ارضاء بعضي تمنيات غير مادي
رفع نيازهاي مادي
تجارت
تبليغات
وضع اجتماعي محيط ارائه
داشتن شناخت درست و كافي از وضع اجتماعي محيط ارائه از نظر اخلاقي، فرهنگي، سياسي و اقتصادي در انجام ارائه تاثيردارد .هر چه ميزان شناخت ارائه كننده از وضع اجتماعي محيط ارائه بيشتر و درست تر باشد ارائه را مطلوب تر انجام خواهدداد.
تعريف ارائه كتبي
نوعي ارائه است كه رسانه اصلي آن نوشتار است هرچند در مقولات علمي فني معمولا از شكل هم براي انتقال ايده استفاده مي شود . ارائه كننده به كمك يك زبان داراي خط و بر اساس سبك و سياق مشخص اطلاعات مورد نظر خود را منتقل مي كند.
خصوصيات ارائه كتبي
ارائه كتبي به مثابه نوعي انتقال اطلاعات خصوصياتي دارد به شرح ذيل:
غيابي است( ارائه كننده حضور ندارد)
قابل استناد است
با فرصت است
مشروح است( عرصه شرح و بسط وجود دارد البته بايد كنترل كمي و كيفي شود)
تعداد مخاطبين معمولا زياد است
سبك و سياق مشخص و معمولا واحد دارد( به ويژه در مقولات علمي فني )
تاثير گذاريش تدريجي( و طبعا غيابي )است.
احتمال بروز اشتباه( حداقل نسبت به ارائه شفاهي )كمتر است
امكان تبادل نظر و رويارويي وجود ندارد و اساسا نوعي انتقال اطلاعات يكسويه است.
مراحل آماده سازي ارائه كتبي
تعيين موضوع
تهيه منابع
تهيه طرح اوليه متن اصلي
كسب و سازماندهي اطلاعات
توليد متن اصلي
تنظيم ساختار سه بخشي
تعيين موضوع
كارهاي لازم در اين مرحله عبارتند از:
مشخص كردن زمينه موضوع
تحديد موضوع
تعيين عنوان مناسب
تعيين عنوان مناسب:
عنوان موضوع را بايد با جمله يا عبارتي حتي الامكان كوتاه و گويا بيان كرد . اين جمله يا عبارت مي تواند به صورت زيرباشد:
جمله گزاره اي
جمله پر سشي
عبارت مصدري
خصوصيات عنوان موضوع:
گويا وصريح
كوتاه
فاقد كلما ت زائد
واقعي، صادقانه، و نه مبالغه آميز
حتي الامكان فاقد علائم كوتاه نويسي / فرمول و...
داراي حداكثر پانزده كلمه و از اين ميان حدود 4 كلمه اصلي
تهيه منابع
براي تهيه منابع كارهاي زير بايد انجام شود:
شناسايي منبع
جستجو و دستيابي به منبع
ضبط مشخصات منبع
ارزيابي منبع
براي شناسايي منبع از امكانات زير مي توان استفاده كرد:
كتابخانه( عمومي يا شخصي)
فهرستهاي دوره اي ناشران
كتابنامه( كتابشناسي)
فرد متخصص در موضوع
رسانه هاي عمومي
مراكز اسناد ملي، موزه ها و غيره
سيستم هاي اطلاع رساني
چند توصيه براي نگارش بهتر:
دقت در انتخاب نوع كاغذ، رنگ جوهر، حاشيه گذاري مناسب، خوانا نويسي و نقطه گذاري
بهگزيني واژه ها و دقت در انتخاب الفاظ
درست نويسي واژه ها و پيروي از قواعد منطقي املاي فارسي
پيروي از دستور زبا فارسي و پرهيز از كاربرد كلمات و تركيبات نادرست
ساده نويسي و پرهيز از عبارت پردازي و فضل فروشي
كوتاه نويسي و پرهيز از تفصيل هاي نابجا
حقيقت نويسي و پيروي از منطق و استدلال
دقت در مقدمه چيني و نتيجه گيري
تصحيح و بررسي نوشته و حك و اصلاح آن
اجزاء درون بخش مياني در يك ارائه كتبي
اين اجزاء عبارتند از پانوشت، شكل، جدول، نتيجه نهايي و خلاصه نهايي و متن اصلي كه جزء اصلي اين اين بخش است.
اجزاي بخش پاياني در يك ارائه كتبي
پيشنهادات و نظرات
پيوست ها
فهرست منابع
چكيده( به زبان انگليسي)
صفحه عنوان( به زبان انگليسي)
صفحه سفيد انتهايي
جلد( پشت جلد)
عناصر اصلي ارائه
ارائه كننده
مخاطب
پيام
رسانه يا امكان ارائه
محيط ارائه
انواع ارائه
شفاهي
كتبي
تصويري
صوتي
تركيبي
عوامل موثر در ارائه
ارائه كننده
مخاطب
موضوع
انگيزه
ارائه هدف
نوع ارائه
وسايل آماده سازي
كيفيت
كميت
مدت
زمان و تاريخ
مكان
شرايط محيطي
خصوصيات ارائه كننده
آمادگي روحي و جسمي براي ارائه
تسلط بر موضوع ارائه
انگيزه و هدف درست
شناخت از مخاطب
قابليت بكارگيري درست وسايل ارائه
قابليت انجام درست انتقال
اهميت دادن به مخاطب
شناخت از محيط ارائه
صداقت و امانت در ارائه
دقت در ارائه
شرايط عمومي مخاطب
داشتن معلومات و امكانات اوليه
اهميت قائل شدن به ارائه و موضوع آن
علاقه ، شور و شوق به دريافت و درك
صبر و پشتكار و دقت در دريافت
ارائه كننده را تا حدي بشناسد
انگيزه و هدف درست به عنوان دريافت كننده
موضوع ارائه بايد داراي چه ويژگي هايي باشد؟
اعتبار و ارزشمندي علمي
براي جامعه سودمند و مفيد باشد
توسط ارائه كننده قابل احاطه باشد
داراي وحدت محتوي باشد
انگيزه هاي ارائه كننده به منظور ارائه موضوع:
نشر علم ، دانش و انديشه
خود آزمايي
دريافت واكنش مخاطبين به منظور توسعه موضوع
ايجاد يا تقويت يك انديشه يا يك احساس
ارتقاء سطح دانش و هنر
خود نمايي و تفاخر
رفع نيازهاي مادي در حد معقول
ارضاي تمنيات شخصي
نيل به اهداف تجاري
اهداف ارائه
انتقال و معرفي انديشه
ارتقاء سطح دانش بشر و مشاركت در گسترش علوم
آموزش گروهي
مبادله اطلاعات
خدمت به بشر در جهت بهتر انديشيدن
مقاصد تجاري
انواع ارائه شفاهي عبارتند از:
سخنراني
ارائه تعليمي( تدريس)
ارائه شفاهي كلامي تصويري
برخي از آسيب هاي ارائه شفاهي به روش سخنراني:
من از صحبت كردن در مقابل جمع وحشت دارم.
من تا به حال چنين كاري نكرده ام.
نمي دانم در مورد چه مطالبي بايد صحبت كنم.
ممكن است آنچه را كه مي خواهم بگويم فراموش كنم.
نمي دانم مطالبم را چگونه سازماندهي كنم.
ممكن است مطلب كم بياورم.
اگر سؤالاتي مطرح شود چه كنم؟
به هنگام گوش دادن به سخنان يك سخنران فوق العاده ، چه افكاري ذهن شما را مشغول مي كند؟
چه مي شد اگر مي توانستم همانند اين شخص سخن بگويم.
اگر مي توانستم بهتر صحبت كنم حتما ارتقاء مقام پيدا مي كردم.
اگر بتوانم بهتر صحبت كنم ، فروش بيشتري خواهم داشت.
ناتواني من در خوب صحبت كردن باعث عقب ماندن من شده است.
برخي از تحولات كه در مسير افزايش قابليت هاي سخن گفتن براي شما روي مي دهد:
فهرستي لغاتي را كه مي دانيد افزايش مي يابد.
توانايي ها و عادات خواندن و گوش دادن شما بهتر مي شود.
به آنچه در اطراف شما مي گذرد علاقمندي بيشتري پيدا خواهيد كرد.
قدرت تفكر و نتيجه گيري شما پيشرفت خواهد كرد.
خلاقيت شما افزايش خواهد يافت.
راحت تر با انتقادات روبرو خواهيد شد.
سخنراني بهتري خواهيد داشت و فردي جذاب تر خواهيد شد.
در چه مواقعي لازم است سخنراني حتماً از روي نوشته خوانده شود؟
وقتي كه متن سخنراني به يك مطلب مهم و حساس اختصاص دارد و بايد كلمات خاصي مورد استفاده سخنران قرار گيرد.
وقتي كه جزئيات دقيق حوادث و يا تاريخ رويدادها اهميت زيادي داشته باشد.
وقتي كه نسخه اي از متن سخنراني قبلاً منتشر شده باشد.
وقتي كه سخنران مجبور باشد مطالب خود را با يك زمان بندي بسيار دقيق و اندك به بيان برساند.
مشكلاتي كه ممكن است در هنگام سخنراني از روي متن به وقوع بپيوندد را نام ببريد؟
حضار ممكن است بلافاصله متوجه دست نوشته شوند و ناخود آگاه سدي ميان شما و شنوندگان ايجاد شود.
در ارائه سخنراني هاي تخصصي ممكن است به صورت افراطي به جزئياتي بپردازد كه باعث رنجش شنوندگان شود.
ممكن است بي اختيار با لحني يكنواخت و بدون هيچگونه تنوعي در لحن و ريتم سخن بگويد .
حاصل كار خوابيدن شنونده خواهد بود.
ممكن است احساس كنيد براي از بين بردن يكنواختي مطالب ، نياز زيادي به ارائه مطالبي داريد كه از قبل آماده نكرده ايد و اين مسئله خود سرآغاز مشكلات زيادي خواهد شد.
ممكن است به مرور خواندن از روي نوشته براي شما تبديل به يك عادت هميشگي شود
دلايل توجيه تمرين كردن بر روي مطالب سخنراني:
قادر است ايرادهاي موجود در متن سخنراني را مشخص كند( .اشتباهات دستوري، انتخاب نامناسب كلمات،جملات ناهمخوان)
كمك مي كند تا در هنگام ايراد سخنراني احساس راحتي بيشتري داشته باشيد.
شما را قادر مي سازد تا در بيان كلمات و استفاده از صداي خود مؤثر تر عمل كنيد.
حركات شما را مؤثر تر و گيراتر مي نمايد.
رفتارهاي غير طبيعي را كاهش داده و حركات را به بهترين نحو ممكن ، عادي جلوه مي كند. از بيان اشتباه كلمات جلوگيري مي كند.
كمك مي كند تا از امكانات سمعي و بصري به بهترين نحو بهره گيرد.
موجب مي شود تا به موقع صحبت خود را به پايان برسانيد.
شما را از بيان هرگونه مطالب جديد و نامناسب باز مي دارد.
پيش از شروع سخنراني چه اقداماتي بايد انجام گيرد؟
30دقيقه قبل از شروع سخنراني به محل برنامه مراجعه كنيد.
با فردي كه قرار است شما را معرفي كند ، آشنا شويد يك خلاصه كتبي درباره خودتان به وي ارائه دهيد.
اگر از خلاصه سخنراني شما كپي تهيه شده است ، از مدير برنامه خواهش كنيد تا آن را اعلام كند.
وجود يا عدم وجود جلسه پرسش و پاسخ را به مدير برنامه اطلاع دهيد.
به صورت دوستانه برنامه سخنراني را با ديگر مسئولين محل مرور كنيد.
امكانات مربوط به تريبون را امتحان كنيد ، پشت آن بايستيد تا با آن عادت كنيد.
اگر تريبون متحرك است ، در مورد محل اصلي قرار دادن آن مطمئن شويد.
اگر بلندگو در دسترس است ، پيش از شروع سخنراني آن را امتحان كنيد.
در صورت امكان از ميكروفون يقه اي استفاده كنيد.
از وجود يك ليوان آب در كنار تريبون مطمئن شويد.
اگر از اسلايد استفاده مي كنيد در مورد تمامي موارد مربوط به آنها كه قبلاً توضيح داده شده ، دقت كنيد.
به سر و وضعتان كاملاً دقيق شويد.
يك محل آرام را پيدا كنيد و براي چند دقيقه بر روي متن سخنراني متمركز شويد
چگونه جلسه پرسش و پاسخ را كنترل كنيد؟
قبل از شروع جلسه، مسئول جلسه را از تصميم خود آگاه سازيد.
از مسئول جلسه بخواهيد كه پس از پايان صحبت هاي شما به حضار اطلاع دهد كه شما به سؤالات پاسخ مي دهيد.
سؤالات را كوتاه و خلاصه پاسخ گوييد.
با فردي كه سؤال را مطرح كرده بحث نكنيد .اگر فرد بر نظر خود سماجت كرد بر نكات مشترك تاكيد كرده و به سراغ سؤال بعدي برويد.
اگر پاسخ را نمي دانيد آن را پنهان نكنيد بگوييد كه پاسخ را نمي دانيد و از فردي كه سؤال را مطرح كرده خواهش كنيد تا بيرون از جلسه نام و آدرس خود را به شما بدهد تا بتوانيد بعداً با وي تماس بگيريد.
اگر جلسه پرسش و پاسخ طولاني شد، در اسرع وقت پايان جلسه را اعلام نماييد .حتي اگر جلسه بسيار خوب و زنده اي باشد، چرا كه شايد برخي بخواهند سريع به خانه برگردند .شما مي توانيد جلسه را براي افرادي كه مايلند ادامه دهيد.
سخنراني خود را چگونه ارزيابي كنيد؟
نظر افرادي را كه صحبت هاي شما را شنيده اند، بپرسيد.
از افراديكه به صحت نظراتشان اعتقاد داريد درباره سخنراني خود سؤال كنيد.
نظر افراد را درباره تمامي جنبه هاي سخنراني خود جويا شويد( .مناسب بودن عنوان، جامع بودن مطالب، نوع ارائه)
با روي باز از تمامي انتقادات استقبال كنيد.
انتقادات ارائه شده را ارزيابي كنيد .اين كار را در كمال صداقت و هدفدار بودن انجام دهيد.
سعي كنيد در سخنراني هاي آتي، اشتباهات گذشته را تكرار نكنيد.
سخنراني چيست و داراي چه ويژگي هايي است؟
نوعي از ارائه شفاهي است كه در آن تنها رسانه همان زبان ملفوظ است.
به طور انفرادي صورت مي گيرد.
مدتش كوتاه است .معمولاً نيم ساعت و گاهي بيشتر است
ارائه كننده بايد فنون و آيين سخن وري را بشناسد و مهارت به كارگيري آنها را داشته باشد.
شخصيت سخنران، خصوصيات، وجنات و سكنات در موفقيت يا عدم مرفقيت سخنراني تأثير دارد.
مدت و محتوي بايستي تابع مناسب سخنراني باشد.
خصوصيات كلي ارائه شفاهي را نام ببريد.
حضوري است.
مدت زمانش محدود است.
چندان قابل استناد نيست.
كنترل كمي و كيفي آن دشوار است.
تعداد مخاطبين محدود است.
از نظر آرايش كلمات قيود و ضوابط ارائه كتبي را ندارد.
سرعت تأثيرگذاري مي تواند زياد باشد.
احتمال بروز اشتباه بيشتر است.
انتقال اطلاعات دوسويه است .ارائه كننده مي تواند بفهمد تاچه حدي به اهدافش رسيده است.
ارائه كننده شفاهي موفق ، بايستي داراي چه خصوصيات و قابليت هايي باشد؟
آمادگي روحي و جسمي
شناخت قبلي از مخاطبين
تسلط و اشراف بر موضوع ارائه
داشتن اطلاعاتي در زمينه هاي منطق و اصول استدلال ، روانشناسي،ادبيات و اطلاعات عمومي
داشتن ظاهري آراسته و متناسب با عرف جامعه
انگيزه و هدف درست داشته باشد.
حاضر جواب و خونسرد
اعتقاد داشتن به آنچه كه بيان مي كند.
قابليت جلب توجه مخاطب
توانايي اشراف بر فضاي ارائه و كنترل جو ارائه
نفوذ كلام و تأثير نگاه
صبور و گشاده رو
امين و صادق در ارائه
مقدمات لازم جهت آماده سازي محتوي ارائه رابا دقت فراهم كرده باشد
قبل از آغاز سخن، لحظاتي به مخاطبان نظاره كند يعني با گردش آرام به همه سوي نگاه كند
بياني ساده و روان داشته باشد .سبك زبانش ساده و روان باشد، آهنگ كلامش يكنواخت نباشد.
مطلب را به گونه اي ساختمند ارائه دهد.
تأكيدات و تكرارهاي به موقع نيز مكث هاي به هنگام داشته باشد.
از زياده گويي و حواشي پرهيز كند.
از به كار بردن كلمات و اصطلاحات ابهام انگيز و ايهام آور پرهيز كند.
ميزان كشش و علاقه و حوصله مخاطبين به استماع را به موقع و به درستي درك كند.
عدالت در تقسيم نگاه به مخاطبين داشته باشد.
حتي الامكان مخاطبين را در ارائه مشاركت دهد.
گاهگاه و با رعايت آداب و رسوم و فرهنگ و عرف، كلامش را تلطيف كند.
وجنات و حركات مناسب داشته باشد و ثابت درجايي نايستد.
تظاهر و خود نمايي نداشته باشد.
تكيه كلام نداشته باشد.
از وقت به خوبي استفاده كند.
متواضع و فروتن باشد.
از امكانات كمك ارائه از قبيل تخته، تصوير،اسلايد، فيلم، كامپيوتر و نمودار به درستي استفاده كند.
مخاطبين ارائه شفاهي در حين استماع بايستي چه آداب و ضوابتي را اجرا كنند؟
الف ) قبل از ورود به جلسه
از عنوان موضوع ارائه ، اطلاع قبلي داشته باشند.
پيش دانسته هاي خود را پيرامون موضوع جمع بندي كنند.
سؤالاتي را كه در اطراف موضوع برايشان مطرح است يادداشت كنند.
حتي الامكان اطلاعاتي در جهت شناخت ارائه كننده كسب كنند.
از زمان، مكان و مدت ارائه اطلاع داشته باشند.
با نيت دريافت اطلاعات و افزودن به دانش و تجربه خود در جلسه حضور يابند.
شور و شوق و علاقه داشته باشند
ب )در حين استماع
با دقت ارائه شفاهي را دنبال كنند.
نكات و مطلب مهم را يادداشت كنند.
نكاتي را كه بدرستي نفهميده اند ، جداگانه يادداشت و به هنگام طرح سؤال مطرح نمايند.
آداب و رسوم حضور در جلسه را رعايت كنند
اگر بعد از شروع ارائه شفاهي وارد جلسه مي شوند با عذر خواهي و كسب اجازه وارد و در اولين مكان دردسترس بنشينند.
سؤالات را دقيق و روشن مطرح كنند و از طرح سؤالات بيهوده و انحرافي خودداري كنند.
به سؤالاتي كه ديگر مخاطبين مطرح مي كنند به دقت گوش فرا دهند.
از طرح سؤالات تكراري خودداري كنند.
حتي الامكان در مباحثه نهايي شركت كنند.
اگر در حين ارائه به دلايلي ناچار به ترك جلسه شوند، براي ديگران مزاحمت ايجاد نكنند و جهت ترك جلسه كسب اجازه نمايند.
هنگام ترك جلسه در پايان ارائه ، در صورت امكان تماس نزديك با ارائه كننده از وي تشكر كنند
.
ج ) پس از خروج از جلسه
بازبيني فهرست اوليه ي سؤالاتشان
جمع بندي مطلب
بررسي اينكه با شركت در جلسه تا چه حد پاسخ سؤالاتشان را يافته اند.
حتي الامكان با ساير مخاطبين در باب موضوع تبادل نظر داشته باشند.
ارزيابي مجدد ميزان علاقه شان به موضوع و در صورت امكان مطالعه بيشتر در اطرافشان.
امكانات كمكي ارائه شفاهي:
تخته سياه ، تابلو يا وايت برد
فيلم
اسلايد و پروژكتور
چارت
پوستر
صفحات حاوي نكات مهم يا خلاصه بعضي از بخش هاي
موضوع يا شكلها و يا تصاوير
كامپيوتر و استفاده از نرم افزار power point
انواع ارائه كتبي
مقاله
گزارش
كتاب
رساله
تز يا دانشنامه
جزوه
مجله
جنگ
روزنامه
فصل نامه
سالنامه ، ماهنامه
بروشور و بولتن و كاتالوگ
برنامه ها و فرم ها كامپيوتري
نامه ها و مكاتبات
خصوصيت عمومي ارائه كتبي:
غيابي است
محوديت زماني ندارد.
قابل استناد است.
مشروح و بسيط است.
تعداد مخاطبين نسبت به ارائه شفاهي زياداست.
به ضوابط و اصول خاص براي كتابت نياز دارد.
ميزان تأثير گذاري اش تدريجي است.
احتمال بروز اشتباه نسبت به ساير انواع ارائه كمتر است.
انتقال اطلاعات يك سويه است ، بنابرين امكان مبادله افكار
بين ارائه كننده و مخاطب وجود ندارد مگر با تأخير.
مراحل اساسي لازم براي تهيه و تنظيم يك ارائه كتبي:
انتخاب موضوع
تهيه منابع و مأخذ
تنظيم عناوين داخلي
جمع آوري و تنظيم اطلاعات و داده ها
نوشتن و آماده سازي ارائه كتبي
در انتخاب موضوع مقاله
الف )مشخص كردن موضوع مقاله
موضوع ممكن است توسط استاد راهنما به دانشجو تكليف شود، ممكن است به اختياردانشجو باشد ، ممكن است موضوع
كارآموزي يا پروژه يا آزمايشگاه باشد كه بايد گزارش شود به هر حال موضوع بايد:
ارزشمند باشد
قابل احاطه باشد
منابع و مأخذ كافي در اختيار باشد
قابل نتيجه گيري باشد
مورد علاقه خود نويسنده باشد
ب )تحديد دامنه موضوع
بايد دامنه موضوع مطالعه را محدود كرد، رعايت اصل تحديد به ويژه در مقالات وگزارش هاي دانشجويي يك الزام است و
بايستي روي محور هاي خاصي آن را تحديد كرد كه اهم آنها عبارتند از:
تحديد از نظر زماني تاريخي
تحديد از نظر جغرافيايي
تحديد از نظرمقاطع سني، جنسيت يا خصوصيات ديگر افراد جامعه
تحديد از جنبه هاي خاص موضوع
ج ) بيان انواع اصلي در يك عبارت
عنوان موضوع كه همان عنوان اصلي ارائه كتبي است بايد با عبارتي حتي الاامكان كوتاه وگويا بيان شود كه براي بيان عنوان، روش هاي زير رايج هستند.
به صورت گزاره اي
به صورت سئوالي
به صورت اعلاني
ويژگي هاي كلي عنوان اصلي ارائه
جنبه اطلاع دهندگي آن قوي باشد.
در نهايت ايجاز، تك جمله اي باشد، اما ايجاز نبايد باعث كاهش دقت عنوان شود.
حدود چهار كلمه اصلي( گاهي تا پانزده كلمه )و اطلاع دهنده داشته باشد(.حدود 001 حرف)
داراي هيچ كلمه زائدي نباشد.
حتي الامكان فاقد علائم كوته نويسي و فرمول ها باشد.
مراحل آماده سازي ارائه كتبي
تهيه پيش نويس
بازخواني اطلاعات و اصلاحات لازم پيش نويس
افزودن اجزاء ديگر به متن اصلي
ديگر خواني و نظرخواهي
ويرايش نهايي و تايپ كردن
غلط گيري تايپ
بازخواني نهايي به منظور كنترل كيفي
مراحل تنظيم پيش نويس
نوشتن مقدمه اي به منظور ورود به بحث
بيان مفاهيم مبنايي و ارائه توضيحات كافي در مورد اصطلاحات و واژه هاي تخصصي
نوشتن بخش هاي مختلف متن با توجه به عناوين داخلي
يك پاراگراف داراي چه ويژگي هايي است؟
واحد نوشتار در ارائه كتبي است.
داراي وحدت ايده است و حول يك ايده مشخص ايجاد مي شود.
معمولاً داراي يك عبارت اصلي است كه ضمن آن، ايده پاراگراف مطرح مي شود.
داراي تعدادي جمله يا عبارت ديگر است كه به كمك آن ها عبارت اصلي شرح و بسط داده مي شود.
اندازه آن بين 001 تا 051 كلمه است.
جمله يا عبارت يك پاراگراف هيچ گاه با عدد شروع نمي شود.
از نظر نثر، ساده و روان باشد.
ارتباط منطقي با پاراگراف هاي ديگر بخش داشته باشد.
خصوصيات كلي گزارش فني در محيط هاي كاري
معمولاً پيرو درخواست مديريت يك سازمان نوشته مي شود.
نوشتن آن، جزء وظايف نويسنده و خواندن آن، جزء وظايف مديريت سازمان است.
تعداد خوانندگان آن محدود است، حتي ممكن است يك فرد باشد.
معمولاً در تهيه آن از جدول ها، شكل ها و نمودارها و اصطلاحات فني استفاده مي شود
به منظور فروش تهيه نمي شود.
نويسنده و خواننده ممكن است هر دو در يك سازمان عضويت داشته باشد.
حاوي اطلاعاتي در مورد خصوصياتي فني يك طرح، پروژه، توليد و ... است.
محتواي گزارش كتبي
مسئله چيست؟
چرا مورد بررسي قرار مي گيرد؟
روش بررسي مسئله چيست؟
از چه زماني و در چه شرايطي پديد آمده است؟
به چه دلايلي، مشكل پديد آمده است؟
اهميت مشكل تا چه حد و تبعات آن چيست؟
چه كسان ديگري بايد مسئله را بررسي كنند؟
راه حل پيشنهادي چيست؟
ساير راه حل ها كدامند؟
زمان لازم براي پياده سازي راه حل چيست؟
نتايج قابل پيش بيني در جهت حل مشكل كدامند؟
نكات مورد نياز به منظور طرح در گزارش امكان سنجي اجراي يك پروژه
امكان بالقوه سازمان
ريسك ها و خطرات و احتمال آنها
محدوده كاربرد
جنبه هاي اقتصادي و تجاري
زمينه هاي رقابت
اهميت پروژه براي سازمان
اقدامات اوليه لازم
طرح پيشنهادي براي اجراء
اقدامات لازم در طول مدت انجام كار
نيروي انساني لازم
امكانات و تجهيزات لازم
دوره حيات پروژه
اولويت ها
طرح زمانبندي اجرا
هزينه اجرا
كاتالوگ و محتوي آن
كاتالوگ متن فني است كه در نهايت سادگي و ايجاز تهيه مي شود تا محصولي را معرفي نمايد .
نكاتي كه بايد در كاتالوگ درج شود ، عبارتند از:
توضيح مختصر محصول يا خدمت
بيان ويژگي هاي آن به اختصار
داده هاي لازم
بيان محدوديت ها ، قابليت ها و كاربرد ها
در صورت امكان قيمت
آدرس و مشخصات سازمان عرضه كننده
توضيحاتي در مورد نحوه در خواست
سطوح مختلف مخاطب در محيط هاي فني و مهندسي به منظور كنترل
اپراتور ها و افراد غير تكنيكي
تكنيسين ها( افراد تكنيكي)
مهندسين مبتدي
مهندسين مجرب
مهندسين عالي و پژوهشگران
چكيده در متون فني چيست و داراي چه هدفي است؟
چكيده شرح و بسط عنوان اصلي مقاله يا گزارش است .در چكيده مؤلف به خواننده مي گويد كه در ارائه كتبي چه خواهدخواند و چه نخواهد خواند و اهداف آن عبارتند از:
راهنمايي خوانندگان در تصميم گيري براي خواندن تمام ارائه كتبي يا مرور كلي آن
كمك به نشر و يافته هاي بشري
محل درج چكيده در ارائه كتبي و ويژگي هاي آن
چكيده بعد از عنوان اصلي و قبل از شروع متن اصلي قرار مي گيرد و ويژگي هاي آن عبارتند از:
اندازه :معمولاً بين 05 تا 052 كلمه مي تواند داشته باشد.
استقلال چكيده از متن :چكيده بايد چنان باشد كه بدون مراجعه به متن اصلي ، ايده و هدف اصلي آنرا به خواننده منتقل كند.
علائم اختصاري :كوته نوشت ها ، فرمول ها نبايد در چكيده به كار برود.
كلمات كليدي :كه بايد در انتهاي چكيده بيان شوند.
چكيده بايد داراي ايجاز، دقت و وضوح باشد.
در كمك به خوانندگاني كه مايلند خلاصه اي از ارائه را خوانده و يا در اختيار داشته باشند در حد امكان به دو زبان نوشته شود.
زير نوشته چيست و چه هدفي را بيان مي كند ؟
گاهاً به آن پانوشت، پاورقي، پي نوشت و حاشيه نيز گفته مي شود كه داراي اهداف زير مي باشد :
رعايت امانت در انتقال مطلب( در نقل قول مستقيم يا غير مستقيم)، از طريق معرفي منبع اصلي مطلب نقل شده
معتبر سازي مطلب از طريق معرفي منابع و مآخذ و يا ذكر شواهد و دلايلي ناظر به مطلب ارجاع خواننده به قسمت هاي ديگري از ارائه كتبي
تقويت يا توضيح بيشتر انديشه يا ايده اي كه در متن ارائه شده است.
رساندن اطلاعاتي مرتبط با موضوع مطرح شده در متن به خواننده مانند اصطلاح كوته نوشت، معادل بيگانه يك اصطلاح، معرفي يك نويسنده، هنرمند يا دانشمند و مخترع...، معرفي اجمالي رويداد، مكان و برهه تاريخي و معرفي اجمالي روش تئوري، شيوه فني و...
طرح ايده يا انديشه اي مرتبط با ايده مطرح شده در متن و البته نه لزوماً به منظور تقويت و يا مدلل نماياندن آن،بلكه حتي ممكن است در جهت مخالف ايده مطرح شده باشد.
كاربرد نمودار ، ويژگي هاي آن ، محل درج و نحوه ارجاع به آن چگونه است؟
نمودارها از انواع شكل ها مي باشد و با استفاده از نرم افزار هاي كامپيوتري توليد مي شوند .انواع آنها عبارتند از:
خطي ميله اي
سطحي
حجمي
پيكتوگراف
فهرست منابع و مآخذ چيست و چه تفاوتي با مشخصات منابع در زير نوشته ها دارند؟
فهرست منابع و مآخذ را به نام هاي كتابنامه و كتابشناسي نيز مي شناسند .معمول اين است كه در انتهاي ارائه كتبي،فهرستي از كتب، مجلات ، مقالات و ..... استفاده شده توسط مؤلف را تحت اين عنوان قيد مي كنند .تفاوت اساسي بين قيد مشخصات منبعي در زير نوشته و در فهرست منابع اين است كه در فهرست منابع و مĤخذ اسم هر منبع تنها يك بارمي آيد و اطلاعاتي پيرامون آن داده مي شود در حالي كه در زير نوشته از يك منبع ممكن است به دفعات نام برده شود.
فهرست منابع و مآخذ برحسب ضوابط مختلفي رده بندي و تنظيم مي شوند، عمده ترين آنها عبارتند از:
برحسب فرم انتشار منبع( كتابها ، نشريات دوره اي ، مقالات و)...
بر حسب اصلي و فرعي بودن منابع در تهيه ارائه كتبي
بر حسب تاريخ انتشار منابع
بر حسب نظم الفباي عنوان منابع
بر حسب حروف الفباي نام مؤلفين
بر حسب محتوي منابع
تهیه و تدوین - محمدعلی رحیم زاده
برچسب‌ها:
مستند سازی,
مدیریت دانش,
تجربه,
خلاصه نویسی
+ نوشته شده در دوشنبه بیست و نهم مرداد ۱۴۰۳ساعت 8:31 توسط محمدعلی رحيم زاده- نگار
|
